Aanvraagformulier verlof

Het komt zeer regelmatig voor, dat ouders vrij komen vragen voor hun kind buiten de reguliere vakanties en vrije dagen. Of de school daarvoor toestemming kan geven, hangt van een aantal factoren af. Hierbij is vooral de leerplichtwet de leidraad en ook spelen de persoonlijke omstandigheden van de aanvrager een rol.

Wij hanteren de regels (leerplichtwet) die landelijk zijn afgesproken. De afdeling leerplichtzaken van de gemeente Den Haag controleert of de van Hoogstratenschool zich houdt aan de richtlijnen van de leerplichtwet
Hieronder beschrijven wij de procedure die op de Van Hoogstratenschool wordt gehanteerd met betrekking tot het aanvragen van en de toekenning van extra verlof buiten de schoolvakanties.

Het formulier om verlof aan te vragen kunt u hier vinden. Meer informatie over het aanvragen van verlof vindt u op de website van de gemeente: https://www.denhaag.nl/nl/in-de-stad/onderwijs-en-studeren/verlof-van-school-aanvragen.htm 

In onderstaand stroomschema kunt u eenvoudig zien of u kunt verwachten dat de aanvraag voor het verlof wordt toegekend.



Wanneer heeft uw kind recht op verof?
1. Bij ziekte van de leerling
- Wanneer Uw kind in verband met ziekte de school niet kan bezoeken, is het geoorloofd afwezig. Wij verwachten wel van U, dat U op de eerste dag van de ziekte tussen 8.00 uur en 8.30 uur de school hiervan telefonisch op de hoogte stelt. Wanneer een leerling langere tijd afwezig is, zal de leerkracht van het kind contact met U opnemen om te informeren hoe het gaat.
- Helaas komt het wel eens voor dat een kind tijdens de vakantie ziek wordt en daardoor pas later op school kan terugkomen. Dit moet zo spoedig mogelijk gemeld worden aan de directeur en na terugkeer moet een doktersverklaring uit het bezochte land overlegd worden waaruit de periode en de aard van de ziekte blijken.
- Bezoek aan de dokter, tandarts, logopedie, fysiotherapie, e.d. stellen wij gelijk aan verlof wegens ziekte. In principe vragen wij U om eventuele afspraken zoveel mogelijk buiten schooltijd te plannen, maar dit zal niet altijd mogelijk zijn. Wij verzoeken U ook in het geval van doktersbezoek en eerder genoemde voorbeelden, de school tevoren (liefst persoonlijk of telefonisch) hiervan in kennis te stellen. Wij gaan er ook van uit, dat het verzuim bij dit soort bezoeken beperkt blijft tot de benodigde tijd. Uw kind kan voor of na de afspraak met de dokter altijd naar school komen, hoe kort de tijd wellicht ook is.

2. Bij schorsing van de leerling
Wanneer wij genoodzaakt zijn om een leerling te schorsen, zal hierover altijd duidelijk gecommuniceerd worden met ouders. Tijdens dat overleg zullen ook afspraken gemaakt worden over het maken van werk tijdens de schorsing. Van elke schorsing zal altijd melding gedaan worden aan de onderwijsinspectie en de leerplichtambtenaar.

3. Bij het vervullen van plichten, voortvloeiend uit godsdienst of levensovertuiging
Hiervan kan alleen gebruik gemaakt worden, wanneer de levensovertuiging of godsdienst van de leerling dit vereist en wanneer er sprake is van een erkende godsdienstige feestdag. Tijdens de erkende christelijke feestdagen is de school over het algemeen gesloten. Bij andere godsdiensten moet U bijvoorbeeld denken aan het slachtfeest en het suikerfeest bij de Mohammedanen en het lichtjesfeest bij de Hindoes. Wanneer U gebruik wilt maken van dit verlof, dient U dit altijd tevoren aan te vragen.

4. Voor vakantie buiten de vastgestelde vakantieperioden, wanneer het beroep van één van de ouders opname van de vakantie binnen de vastgestelde vakantieperioden onmogelijk maakt
Aan het begin van het schooljaar wordt middels de schoolgids bekend gemaakt wanneer de vakanties voor dat schooljaar gepland staan. U wordt gevraagd uw vakanties in deze aangegeven perioden te regelen. Vakanties die buiten deze perioden vallen dienen aangevraagd te worden. Hiervoor moet u “het aanvraagformulier vrijstelling schoolbezoek” gebruiken dat op school verkrijgbaar is. Het ingevulde formulier dient tenminste 4 weken voor het begin van de aangevraagde periode ingeleverd te worden bij de directeur. Ook dient de werkgeversverklaring door de werkgever (directeur of personeelsfunctionaris) te worden ingevuld. Verlof mag één maal per schooljaar verleend worden voor maximaal 10 schooldagen. Voor de eerste twee lesweken van het nieuwe schooljaar is het verkrijgen van verlof niet mogelijk. Als de aangevraagde periode 10 dagen of minder dan 10 dagen bedraagt, kan de directeur toestemming geven. Aan de leerplichtambtenaar moet toestemming gevraagd worden wanneer de aangevraagde periode meer dan 10 dagen groot is, of wanneer het verlof gedurende het schooljaar tezamen met de nieuwe aanvraag meer dan 10 dagen bedraagt.

5. Bij andere gewichtige redenen
Ook voor deze aanvraag wordt gebruik gemaakt van: “Aanvraagformulier vrijstelling schoolbezoek”. Ook hier geldt bij een periode van 10 dagen of minder verleent de directeur toestemming. Wanneer de aangevraagde periode meer dan 10 dagen is moet de leerplichtambtenaar toestemming gevraagd worden. De reden dient door de ouders/verzorgers altijd aangegeven te worden. De directeur beslist of hier inderdaad sprake is van een gewichtige reden. Wanneer mogelijk wordt de aanvraag zo vroeg mogelijk voor de aangevraagde periode ingediend, maar in ieder geval uiterlijk twee dagen tevoren.

Wanneer is er sprake van ongeoorloofd verzuim?
Er is sprake van geoorloofd verzuim, wanneer u zich houdt aan bovengenoemde procedure en u ook toestemming hebt gekregen. In alle andere gevallen is er sprake van vermoedelijk ongeoorloofd verzuim.

Bij vermoedelijk ongeoorloofd verzuim:
- nodigt de directie de ouders/verzorgers in ieder geval uit voor een gesprek. Wanneer deze niet te bereiken zijn zal het verzuim gemeld worden bij de leerplichtambtenaar.
- en bij weigering tot medewerking van de ouders/verzorgers zal de leerplichtambtenaar hiervan in kennis worden gesteld.
- maar na een gesprek met de ouders/verzorgers en directie blijkt dat alsnog sprake is van een gewichtige reden, wordt geen melding gedaan bij de leerplichtambtenaar. Wel wordt een notitie gemaakt in leerlingdossier.
- dat langer dan drie achtereenvolgende dagen of over een periode van vier opeenvolgende lesweken meer dan één-achtste van de lestijd bestrijkt dan wordt dit gemeld bij de leerplicht.

Opmerkingen hierbij:
In een vroeg stadium, zeker voor het boeken van een reis, komen ouders/verzorgers met het verzoek tot verlof.
Wanneer de verlofaanvraag ingediend wordt na de boeking en geen geldige reden is voor het verlof, kan de aanvraag niet gehonoreerd worden.

Wordt bovenstaande omzeild wordt door het kind ziek te melden en de directie ongeoorloofd verzuim vermoedt, kan toch melding van vermoedelijk ongeoorloofd verzuim gedaan worden bij leerplicht.

Voorbeelden van ongeoorloofd verzuim:
1. familiebezoek binnen- buitenland: Geen toestemming
2. eerder vertrek of latere thuiskomst om drukte te vermijden: Geen toestemming
3. geen andere boekingsmogelijkheid dan buiten vakantie: Geen toestemming
4. aanbod van ouders/vrienden e.d. om mee op vakantie te gaan: Geen toestemming
5. wintersport: Geen toestemming
6. weekeinde weg: In principe wordt hier geen toestemming voor verleend, ten
hoogste één keer per jaar als uitzondering.

Bij deze voorbeelden geldt dat uiteindelijke toestemming afhankelijk is van persoonlijke omstandigheden en geldigheid van de reden voor verzuim.

Procedure
De procedure voor de aanvraag is:
1. Ouders komen met het verzoek om verlof bij de directie en lichten dit toe. De directeur geeft aan of er al dan niet toestemming verleend kan worden.
2. Ouders vullen aanvraagformulier in en wanneer van toepassing wordt de werkgeversverklaring hierbij ingediend. Dit wordt ingeleverd bij de directeur.
3. De directeur deelt de beslissing schriftelijk mee middels “Informatieblad”.
4. De gebruikte formulieren en eventuele andere correspondentie blijven in het dossier van de desbetreffende leerling, gedurende de hele schoolloopbaan periode op de Van Hoogstratenschool.